Si alguna ocasión organizaste un evento, conoces que no todo funciona de acuerdo con el program y tienes que enfrentar diversos desafíos. Esta regla establece que en el exterior debe encontrarse tranquilo y en paz. Pero, de hecho, estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, ninguna persona debería enterarse de ello. Hasta el día de hoy, todavía pienso que esta es la norma más preciada.

Organizar una evento no es una tarea fileácil. Pero puedo Reconocer ten puntos clave que debe tener en cuenta con el fin de que todo salga bien.

one. Definir el propósito y el formato

Parece bastante obvio, pero vale la pena tener un enfoque crítico acerca de este tema. Formule su objetivo lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar gratitud a los socios; ¿recaudar fondos para una proyecto u ofrecer gusto decorativo a los huéspedes? El formato de la evento dependerá de la respuesta: su concepto, el tiempo y la duración, la repartición de roles dentro del grupo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no estar atascado en los formatos tradicionales. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, eventos en internet, eventos al aire libre. Lo que cuenta es que su formato ayuda a alcanzar el propósito del fiesta.

two. Preste suficiente concentración a la planeación

El proyecto debe incluir logística, contenido y la promoción del evento. Cree un documento disponible para todo el grupo donde cada integrante tenga la capacidad de ver las tareas del otro y el panorama general. En primer lugar, prepare una lista de las tareas principales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de detalles posible en forma de pasos específicos que deben completarse. Es esencial designar el cronograma en el prepare: el tiempo requerido para terminar una tarea. A menudo se subestima y la preparación va más lenta de lo que esperabas.

three. Elabore su capital teniendo en cuenta situaciones imprevisibles

Mire la relación de tareas y las refleje en su cash. También vale la pena meditar en una reserva en caso de situaciones imprevisibles.

4. El diablo está en el pormenor

Si desea asombrar gratamente a sus invitados, analice en completamente hasta el más minúsculo detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué música se reproducirá, si posee un rincón fotográfico atrayente, cómo se ven sus presentaciones y la forma en que su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, a lo largo de el registro, a los participantes se les podría sugerir la alternativa de ir a una corta clase magistral, jugar juegos o ver un video clip de experiencia.

Intenta asombrar a la gente y develop el efecto wow, supera sus expectativas en las acciones más generales. Esta situación es exactamente lo que make la percepción de una fiesta.

5. Verifique el sede y tenga un system B

Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el momento más insospechado, podría pasar que el aire acondicionado no funcione de manera correcta en la sala, no huviese inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales dificultades con anticipación.

6. Asignar instrucciones

Es muy significativo distribuir las tareas dentro de los miembros del grupo no solo en la fase de gestación sino también a lo largo de el evento. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más para saludar a los oradores, una persona distinta para el equipo, para el servicio de cenas, comunicación con la prensa, and many others. Cada persona necesita tener su zona, que él o ella debería ser responsable durante toda la duración del acontecimiento.

Entregue a cada miembro del equipo un documento con las instrucciones asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un problema particular.

7. Cuéntale a tu audiencia acerca de el evento

Jamás subestime el tiempo requerido para la promoción eficiente de un convivio. El estilo de evento, su público objetivo, los fondos interiores y el costo determinan su modo de ubicarse de publicidad. Al escoger a sus socios de medios, concéntrese en todos los que se dirigen a su audiencia. Es más conveniente tener algunos socios, pero específicos, en lugar de hablar referente a la evento para casi todos.

También es elementary generar un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Asegúrese de que sea breve y que transmita con precisión la percepción del evento a su audiencia.

8. Preste cuidado al servicio

Verifica de que tu private siga la norma de la cara de pato. Sea amable con los participantes, oradores y socios. Trata de resolver sus inconvenientes o interrogantes y cumplir con sus expectativas, incluso si te sientes cansado y no todo funciona según lo planeado. Al ultimate del día, lo que la grupo recuerda es cómo fueron tratados y el entorno, no lo que el orador se encontraba diciendo en el escenario.

9. Realiza un Management remaining 24 horas antes del convivio

Asegúrese de haber informado a los concurrentes acerca de cómo presentarse al lugar, invitó a todos los invitados sobresalientes y preparó los elementos impresos, el contenido de sonido y movie. Verifique si todos entienden sus tareas e instrucciones, y si el espacio está preparado.


Asegúrese de imprimir el programa la evento, permita que cada integrante del equipo y voluntarios tenga una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto principal para comunicarse entre sí en caso de una eventualidad.

ten. Solicitar sugerencias

Probablemente estés cansado y contento posterior del evento, pero será complicado para usted dar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los asistentes pueden llenar un formulario de evaluación impreso al ultimate la fiesta o un formulario en on the net cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen diversos elementos del evento: logística, oradores, localidades y el trabajo de los organizadores. Esta información lo ayudará a prevenir fallas en el futuro y a perfeccionar la categoría de sus contenidos. Si es posible, obtenga sugerencias a través de las redes sociales o grabe las reseñas de films al last de un evento. Esto será beneficioso en caso de que su fiesta se efectúa nuevamente.

Cualquiera que sea el evento que organice, sea animoso renta de amplificadores y jamás tenga temor a las sorpresas, ¡y su fiesta va a ser un éxito!